Задачи приносили много (порядка 10) постановщиков из разных отделов. Как правило, текстом в мессенджерах.
Фиксированного режима тоже не было: задачи часто возникали срочно — для нас оказывались горящими либо на грани.
Чтобы упростить процесс постановки и приемки для клиента + самой не раздергиваться и ничего не упускать, решила организовать канбан.
Кстати, он упомянут и показан в этом кейсе — тоже моего авторства :)
Что сделала:
→ создала виртуальную доску и выбрала формат канбана;
→ сделала колонки со статусами задач;
→ добавила отдельный столбец, куда сложила инструкции для постановщиков;
→ и еще пару служебных столбцов: для контактов и для «рамочных» материалов, которые могли пригодиться в работе.
В какой-то период клиенту было важно, чтобы спецы некоторых направлений не видели задачи от спецов из других. Иначе рисковали затягивать не только согласование, но и саму постановку.
Разнесла задачи разных направлений на две отдельных доски: на каждой дала доступы только тем, кто должен был согласовывать результаты.
Результат
Задачи стали ставить централизованно + четче формулировать
(в карточках на доске уже не прокатывало просто выдать поток сознания :))
В итоге постановщики лучше осознавали свои же требования и ожидания,
а копирайтеры и я как руководитель экономили время на базовое понимание задачи.
Работа стала прозрачнее, удобнее и быстрее..
Позже я смогла переложить тот же процесс на нескольких других клиентов.
Из-за внешних ограничений пришлось пару раз переезжать на новую площадку (Trello → Notion → Yonote),
но общая логика сохранялась. Я восстанавливала привычную структуру доски, мы продолжали работу.
Параллельно я всю дорогу фиксировала задачи во внутренней системе агентства и в табличных отчетах.
А сами тексты мы создавали и хранили в облачных документах.
Поэтому всегда можно было вернуться к прошлым задачам, даже если площадка с канбаном уже была недоступна из РФ.
Вот как выглядят доски двух активных (на момент, когда пишу этот текст) клиентов в Yonote ↓↓↓
(на всякий: в одном из шагов инструкции — уже не мое имя, потому что обоих клиентов подхватила моя преемница)
Канбан для Ренессанса
Канбан для Просебя
